Stappenplan inschrijven deelnemers Scout-Up Your Summer 2020

Lees, vóórdat je je inschrijft, eerst de informatie op deze pagina goed door!

Met een groepsinschrijving kun jij jullie groep/speltak opgeven voor Scout-Up Your Summer 2020.

Het is alleen mogelijk om in te schrijven via internet. Dit heeft een groot voordeel: je kunt gelijk zien of er voor Scout-Up Your Summer 2020 nog plaatsen vrij zijn. Om het inschrijven vlot te laten verlopen, zorg je dat je vooraf altijd het volgende bij de hand hebt:

·         een geldig e-mailadres van jezelf

·         een gebruikersnaam en wachtwoord voor de website van Scouting Nederland

·         Lees de deelnemersvoorwaarden goed door, om niet voor verrassingen te komen te staan

·         De inschrijving sluit op 30 april 2020.

·         Je krijgt altijd een bevestigingsmail. Neem contact op met de helpdesk via het e-mail adres Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. als je deze niet gehad hebt.

Heb je problemen met het inschrijven kijk dan eerst even bij de veel gestelde vragen of stuur een mailtje naar de Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.


Let op! Doe de inschrijvingen bij voorkeur op een laptop of desktop computer. De inschrijving kan op een tablet fout gaan!

Als jij de groepsinschrijving via Scouts Online doet dan ben jij de groepscontactpersoon, voor jullie inschrijving. De groepscontactpersoon draagt ook zorg voor de betaling van het deelnemersgeld van alle deelnemers van zijn groep. Het kampgeld voor Scout-Up Your Summer 2020 kun je alleen betalen met eigen overschrijving. Bij de bevestiging van de inschrijving zit de factuur. Alle betalingen moeten op 1 juni 2020 binnen zijn op rekening NL82INGB000688341020.n.v. Scoutinglandgoed Zeewolde onder vermelding van je inschrijfnummer.

De contactpersoon schrijft eerst de groep in met het aantal deelnemers. Tot en met 31 mei 2020 kan de contactpersoon nog wijzigingen in het inschrijfsysteem muteren. Let op: naar beneden bijstellen van aantallen kan tot en met 31 mei 2020. De contactpersoon verklaart dat hij/zij bevoegd is namens de deelnemers op te treden.

In de maanden voor het kamp moet de contactpersoon de deelnemers individueel inschrijven op het nachtregister.

 

Stap 1: Scouts Online login en e-mail

Zorg dat je kunt inloggen op Scout Online en dat je een werkend e-mail adres hebt in je profiel. Het is verder belangrijk dat alle deelnemers die jij gaat inschrijven ook een geldig e-mailadres in Scouts Online hebben. Naar deze persoonlijke e-mailadressen van de deelnemers worden namelijk ook informatie verstuurd.

Voor je verder gaat is het makkelijk om eerst even in https://sol.scouting.nl/as/form/26470/participant/newte loggen in Scout Online. Als je al een gebruikersnaam en wachtwoord (account) hebt, kun je dit invullen.

Heb je geen account, dan moet je dit eerst aanmaken. Volg de instructies op, log in en kom dan weer terug naar deze pagina om verder te gaan met de inschrijving. Zijn er problemen met het aanmaken van een account, dan komt dat omdat jouw gegevens waarschijnlijk niet goed geregistreerd staan bij Scouting Nederland. Vraag de secretaris of gegevensbeheerder van jouw groep dan om na te kijken of je geboortedatum, naam, geslacht en adres goed zijn ingevuld.

kijk hier als je problemen het met inloggen bij de meest gestelde vragen

Stap 2: Inschrijven

Nadat je bent ingelogd klik je op deze pagina op één van de inschrijf buttons en kom je op de pagina Groepsinschrijving Scout-Up Your Summer 2020 van Scouts Online.
Groepsinschrijving klik hier
Ben je nog niet ingelogd, dan moet je eerst inloggen.
Je kunt nu als groepscontactpersoon eerst de algemene vragen voor jouw speltak/groep invullen. Later kun je jouw groepsgenoten aan het nachtregister toevoegen.

Stap 3: Formulier invullen

Op de pagina in Scouts Online waar je nu bent staan gegevens die je eerst moet invullen. Alle vragen met een sterretje* zijn verplicht. Sommige vragen zijn open en bij andere vragen kun je een antwoord kiezen in een menu of moet je het antwoord aanvinken. Je kunt deze vragen na je inschrijving later nog aanpassen (tot en met 31 mei 2020). In het formulier zijn al verschillende gegevens ingevuld die al bekend zijn in de database.

In het formulier staan vragen over

* Groepsgegevens, wie is jullie contactpersoon tijdens Scout-Up Your Summer 2020?

Aantal stafleden(a)

Aantal jeugddeelnemers (b)

Totaal aantal deelnemers (c)

Geef op hoeveel stafleden (a) en hoeveel jeugddeelnemers (b) er komen. Tel deze op en vul deze in bij het totaal (c).

Let op: De kosten en benodigde voorzieningen worden berekend over het aantal wat bij (c) is ingevuld.

  • Kom je met scouts of explorers?
  • Vervoer, hoeveel voertuigen, aanhangers, varend materieel ed moeten een parkeerplaats hebben
  • Extra informatie, denk hierbij aan een deelnemers met een handicap of zaken die voor voeding van belang zijn.
  • Wil je gebruik maken van extra opties?, deze opties reken je af bij aankomst

Kloppen jouw gegevens, zoals je adres of e-mailadres niet, dan kun je deze op sol.scouting.nl wijzigen. Ga nadat je bent ingelogd, dan in het Mijn Scouting menu naar "Mijn basisgegevens". Hier kun je je eigen persoonsgegevens bekijken en wijzigen. De nieuwe gegevens worden automatisch verwerkt in de inschrijfgegevens van Scout-Up Your Summer.

Groepsrekening

De groepsrekening is beschikbaar voor het groeps-formulier. Indien de groepsrekening wordt gebruikt en de contactpersoon is niet gemachtigd dan kan het formulier toch volledig worden ingevuld en verzonden. Na verzending van het formulier ontvangt de penningmeester automatisch een mailtje om het gebruik van de groepsrekening goed te keuren.Als de penningmeester het gebruik van de groepsrekening niet goedkeurt wordt de inschrijving geannuleerd. De contactpersoon moet dan opnieuw inschrijven met gebruik van een ander rekeningnummer.

Als je inschrijving wacht op goedkeuring van de penningmeester, kun je het formulier niet aanpassen. De penningmeester moet eerst je inschrijving goedkeuren.

Deelnemersvoorwaarden en huisregels

In het inschrijfformulier wordt verwezen naar de deelnemersvoorwaarden. Lees deze door, want hierin staat o.a. vermeld wat het kost om te annuleren, en hoe je je kunt verzekeren enzovoorts. Laat deze voorwaarden ook zien aan jouw groepsleden. Door in te schrijven voor Scout-Up Your Summer gaan alle deelnemers akkoord met deze voorwaarden en de kampregels.

Klik hier om de kampregels te lezen.

Klik hier om de deelnemersvoorwaarden te lezen.

 

Stap 4: Verzenden

Als alles ingevuld is klik je op "verzenden". Als je iets bent vergeten in te vullen kom je terug in het formulier en zie je de melding van de fout bovenaan de pagina (in het rood). Nadat je bent ingeschreven kom je in een scherm waarop precies staat waarvoor jij je hebt aangemeld. Je kunt ook altijd terug naar jouw inschrijving. Als je inschrijving goed gelopen is, krijg je een bevestiging van de inschrijving via e-mail opgestuurd.

 

Stap 5: Groepsleden inschrijven

  • In de maanden voor het kamp moet de contactpersoon de deelnemers individueel inschrijven op het nachtregister / deelnemerslijst.
  • Doe dit uiterlijk een week voordat je op kamp gaat.
  • Ga om jouw groepsleden in te schrijven naar Scouts Online en log in.
  • Gebruik Deze link
  • Om het nachtregiter te vullen met jullie deelnemers.
  • Per groep vul je 1x het formulier in, hier kun je alle leden die mee gaan toevoegen.
  • Vul in de voor en achternaam, geboorte datum en woonplaats van de deelnemer in
  • Na het verzonden van het formulier ontvang een bevestigings-mailtje.

 

Wil je achteraf de groepsinschrijving of het nachtregister aanpassen dan kan dat in de volgende stappen.

  • Log in op Scouts Online
  • Klik in de balk op Mijn Scouting
  • Kies onder spel, Mijn inschrijvingen
  • Klik op het het formulier dat je wil aanpassen.
  • Kies hier inschrijfformulier van Scout-Up Your Summer 2020
  • Klik op de blauwe knop formulier aanpassen
  • Wijzig de velden die aangepast moeten worden en bevestig de wijziging.

Heb je problemen met inschrijven, neem dan contact op met de Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..